DORS+ Offer Portal – Privacy Notice

DORS+ Offer Portal Privacy Notice

Last Reviewed: March 2026

Next Review: June 2027

About NDORS and us:

The National Driver Offender Retraining Scheme (NDORS) offers motorists who have been caught committing a relevant traffic offence an opportunity to attend a course focusing on re-education and is designed to achieve greater compliance with the Road Traffic legislation.

NDORS is run for and on behalf of the police services in the UK. NDORS is managed and administered by UKROEd Ltd (a limited company registered in England and Wales under company number 8773977, registered address at Colwyn Chambers, York Street, Manchester M2 3BA).

UKROEd Ltd is the operating company of The Road Safety Trust, a charitable trust (charity number 1156300) dedicated to supporting projects and research aimed at making the roads safer for all road users.

You can find out further information (e.g. contact information) about NDORS, UKROEd and the Road Safety Trust by accessing our websites:

https://ndors.org.uk

https://ukroed.org.uk

https://roadsafetytrust.org.uk/

https://drivertopup.co.uk

This privacy notice provides individuals who have been offered an opportunity to attend a course under NDORS by a Police force ( an NDORS Course ) with information about how we obtain, collect and process your personal data. Please read this privacy notice carefully. From time to time we may issue updated privacy notices to you relating to the way in which we collect personal data about you which we will bring to your attention.

This privacy notice uses definitions from UK privacy laws (e.g. ‘personal data’, ‘data controller’, ‘joint controller’, ‘processing’, etc.).

UKROEd Ltd manages the operation of a centralised IT system called DORS+ ( DORS+ system ), which is used by police forces and accredited Course Providers. Part of its functionality is to support the management and administration of NDORS in respect of Road Traffic offences.

References in this privacy policy to “ UKROEd ” , “ we ” and “ us ” are to UKROEd Ltd.

For the purposes of data protection legislation, UKROEd and the police force which invited you to attend an NDORS Course ( the Relevant Police Force ) are joint controllers. Your data is used for the purposes of verifying your eligibility to attend and tracking your attendance at an NDORS Course. This means that, together with the Relevant Police Force, we are responsible for deciding how we hold and use personal information about you.

The types of data we collect about you, and how we collect and use such data:

Personal data means any information about an individual from which that person can be identified. It does not include data where the identity has been removed (anonymous data).

We minimise as far as we can the amount of personal data that we collect and process about you in connection with NDORS.

We will obtain certain personal data about you from the Relevant Police Force.

We have set out below the types of personal data we may collect, use, store and transfer about you and where and how we obtain such information.

Information we collect from the Relevant Police Force:

In order for you to attend an NDORS Course, the Relevant Police Force will add certain details to the DORS+ system to enable you to register for the NDORS Course, including:

• your driver number;
• reference data relating to the road traffic offence being processed including:
  • The name of the Relevant Police Force
  • The date of the offence which is being processed
  • The National Offence Code detailing which offence is being processed
  • The reference number of the offence from their policing system
  • A Personal Identification Number (PIN)
  • The expiry date which details when you need to have attended & completed the NDORS course
  • The DORS+ system automatically assigns two unique reference numbers to this information:
    • The OffenceID which is returned to the Police Force
    • The AttendanceID which is made available to your chosen course provider

Information we collect from automated technologies or interactions:

When you interact with the DORS+ Offer Portal, we will automatically collect information about your type of device and internet browser you are using. This information is required to ensure the screens display properly. We collect this personal data by using cookies, server logs and other similar technologies.

Please see our Cookies Policy for further information.

How we use your data:

UKROEd only use your data to:

• verify that you are eligible to attend an NDORS Course
• verify that you are the individual to whom the police sent the NDORS Course Offer
• identify the closest Course Location to the Postal Address provided during Registration
• transfer your data to a course provider that you choose
• track your NDORS Course offer and your attendance on an NDORS Course
• provide automated customer support functions such as resetting passwords, PINS, and updating your details.
• generate invoices and disbursements, and to investigate any issues with these
• offer you the opportunity to access the Driver Top-Up service
• to aggregate and anonymise data for use in research
• protect your vital interests by releasing your contact details to public health authorities in exceptional circumstances (e.g. NHS Test and Trace Covid 19 response)

We will only collect and process your personal information where we have a legal basis under data protection laws to do so, namely that the processing is necessary for the performance of a task carried out in the public interest and under the control of official authority.

We may produce aggregated and anonymous statistics relating to NDORS Course Offers and Attendance, for Police Forces, Course Providers, government departments and other relevant stakeholders. Aggregated data may be derived from your personal data but is not considered personal data in law as this data no longer directly or indirectly reveals your identity.

We may use your personal data to communicate with you:

• We will send an email to the email address you provide during registration to confirm you have registered.
• We may send you a reminder email if you have registered on our system but not booked your course
• We will send an email to your registered email address to confirm that you have attended & completed your NDORS Course and to offer you the opportunity to access the Driver Top-Up service
• We may send a reminder email with your Driver Top-Up access code after course completion
• If we need to contact you in relation to your NDORS Course, we may use the email address, telephone number, and/or postal address you provided during registration to do so.
• We will not send you any other communications unless you request us to do so under your account preferences.

We do not:

• Use your personal data for marketing purposes
• Share your personal data with any organisation for marketing purposes
• Permit any licensed course provider delivering NDORS Courses to use the data we have provided to them for marketing purposes
• Share your personal data with insurance companies
• Permit any licensed course provider delivering NDORS Courses to share your personal data with insurance companies.

Who we share your data with:

We use a third-party provider for the hosting, support and maintenance of the DORS+ system. This third party is only permitted to process your personal data for specified purposes and, where they are processing personal data on our behalf, in accordance with our instructions.

We use an address search facility provided by Experian to identify your postal address during registration. We share your house name/number and postcode to do this.

We use Google Maps to identify the nearest course location to your postal address. We share your postal address but do not share any other identifying information.

We use a third-party provider for the hosting, support and maintenance of the Driver Top-Up service. We only provide this provider with a pseudonymised reference if you access the Driver Top-Up service.

We use cyber security software and tools to monitor our platform.

We may also share personal data with:

• our lawyers, and other professional advisors if required in order to provide us with advice;
• any successor body to UKROEd whose responsibility it is to manage and administer NDORS on behalf of the police forces.
• Public Health Authorities in exceptional circumstances and when it is in your vital interests for us to do so – the Public Health Authorities act as Data Controllers in this capacity.

Course providers – Registration via the DORS+ Offer Portal:

When you have completed the registration process via the DORS+ Offer Portal, we will use your registered postal address to identify the closest course location. We share your postal address with Google Maps for this purpose. You can amend the search to find a different course location.

Once you have selected a course location, we identify the course provider who has been licensed to deliver the NDORS Courses at that location. We will confirm the details of the course provider and provide a link to their Privacy Statement and will ask you for your permission to transfer your personal data to that course provider so that you can book a course with them.

If you consent, we will share the following personal data with the course provider:

• Your first name and last Name
• Your driving licence number
• Your date of birth
• Your email address
• Your telephone number
• Your postal address
• The name of the Relevant Police Force
• The reference number of the offence from their policing system
• The expiry date which details when you need to have attended & completed the NDORS course
• The AttendanceID which has been assigned to your record
• Your language preference (English / Welsh/ British Sign Language)
• Your session language settings (English / Welsh/ British Sign Language).

The course provider may collect additional information from you to ensure the course delivery meets your personal needs. This additional information is not shared with UKROEd or the Relevant Police Force.

The course provider will inform the DORS+ system of your course booking and course attendance.  This information will be shared with the Relevant Police Force.

Course Provider – telephone registration

You are able to Register your acceptance of your Course Offer by telephoning a licensed course provider. They will provide you with a pre-recorded or verbal Privacy Statement which will be a summary of this Privacy Notice.

They will record your Registration details directly into our system. They will collect the same information as we request for the online Registration:

• The reference number from the Relevant Police Force
• The PIN from the Relevant Police Force
• Your first name and last Name
• Your driver number
• Your date of birth
• Your email address
• Your telephone number
• Your Postal Address
• Your Language Preference (based on the language you completed Registration in).

Once you have completed a telephone registration, we will share your registration details with the course provider. These details are the same as will have been shared following a Registration via the Offer Portal.

Driver Top-Up – pseudonymised reference

Driver Top-Up is a programme of additional learning material that will be available to anyone who has completed an NDORS course. The material is intended to top-up the learning from the NDORS course. The driver top-up (DTU) material will be free to access.

• On confirmation of a course completion, we will create a pseudonymised reference for you. This will be emailed to you with your course completion email
• When you access the Driver Top-Up content this pseudonymised reference is shared with our suppliers who support the Driver Top-Up service
• The Driver Top-Up system verifies the reference number against your DORS+ record

If you fail to provide personal data:

Please note that the personal information collected during registration is required in order for you to book and complete an NDORS Course.

If you do not wish to complete the NDORS Course, you may contact the Relevant Police Force at any stage to progress the Road Traffic offences via a different process.

Accessing and updating your data

You can access your data on our system at any time via the DORS+ Offer Portal by:

• Entering your reference number and PIN in the Register section
• Entering your reference number and driver number (instead of a PIN) in the Register section
• Entering your email address and data of birth to receive a one-time login code.

How and why we share your data:

We will disclose your personal data in the following circumstances, to the extent necessary to achieve the following purposes:

With the Relevant Police Force:

• Encrypted messages sent via VPN  to:
  • Check your eligibility for a course offer
  • Inform them of status changes for your course offer
  • Inform them of address updates to ensure your details on their systems are kept up to date
• By a registered user from the Relevant Police Force logging into our system to:
  • Check your eligibility for a course offer
  • Review the status of your course offer
  • Review, update, or amend your data at your request
  • Run and extract reports.

With other Police Forces:

• Encrypted messages sent via VPN to:
  • Check your eligibility for a course offer
• By a registered user logging into our system to:
  • Check your eligibility for a course offer

With the Course Provider that you have consented to share your details:

• Encrypted messages sent over the internet to:
  • Create a record for you on their system

With the Course Provider you have booked a course with:

• Encrypted messages sent over the internet to:
  • Create a record for you on their system
  • Provide updates when your data has been updated in our system to ensure that the details they hold are up-to-date

With our Driver Top-Up programme :

• Driver Top-Up
  • When you access the Driver Top-Up content you share a pseudonymised reference with our suppliers of the Driver Top-Up programme
  • The Driver Top-Up system verifies the reference number against your DORS+ record
  • We do not share any of your personal details with Driver Top-Up
  • Driver Top-Up will ask you to provide an email address to register.

Data Retention Policy:

We will only retain your personal data for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for.

If you have attended an NDORS Course, your data will be retained on the DORS+ system for a period of 3.5 years after the date of your offence at which point, your data will be deleted.

 

If you do not attend an NDORS Course, your data will be retained on the DORS+ system for a period of 12 months after the date of your offence, at which point your data will be deleted.

If you consent to share your data with a course provider, they are permitted to retain the personal information you provided during registration for a period of:

• 5 days if you do not book a course with them;
• 7 days after your course offer expiry date if you book a course but subsequently cancel it;
• 1 year from the course date if you book a course which is updated to: attended & completed, attended and not completed, did not attend, or offer withdrawn;
• The course provider may retain reference numbers from policing systems or from DORS+ for a longer period to meet financial payment regulations.

Data Deletion Process:

On a monthly basis, we will identify records which are recorded on the DORS+ system that fall outside of our Data Retention Policy. These records will be scheduled for deletion via an automated process during the next calendar month.

Following deletion, records will be retained within offline data back-ups for a further period of 14-days. In the unlikely event that deleted records are restored to the system from these offline back-up files, the records will be identified by the Deletion Process when it next runs and the records will be deleted during the following calendar month.

Your rights:

You have certain rights, some of which apply in certain circumstances, in respect of the personal data under the UK General Data Protection Regulation, as summarised below:

• you may have the right in accordance with applicable data protection law to have personal data we hold about you rectified or restricted
• you may, in some circumstances, have the right to have personal data we hold about you deleted (although note that this may not apply to some of the data we hold about you for specific legal reasons which will be notified to you, if applicable, at the time of your request);
• you may have the right to object to how we process your personal data on grounds relating to your particular situation. You may also have the right to request access to your personal data that we hold and to receive certain information relating to that data (commonly known as a “data subject access request”). You have access to all of your personal data on our system via the DORS+ Offer Portal. Please refer to the section on “Accessing & updating your data” above

If you wish to exercise any of the rights set out above in respect of your personal data, please contact us by writing to us at the following address:

FAO: Data Protection Officer

UKROEd Ltd, Colwyn Chambers, York Street, Manchester M2 3BA

Email:[email protected]

We will ask you to verify your identity if you make a request to us to exercise any of the rights set out above. We may also contact you to ask you for further information in relation to your request to speed up our response. You will not have to pay a fee to access your personal data (or to exercise any of the other rights). However, we may charge a reasonable fee if your request is clearly unfounded, repetitive or excessive. Alternatively, we may refuse to comply with your request in these circumstances.

You have the right to make a complaint at any time to the Information Commissioner’s Office (ICO), the UK supervisory authority for data protection issues (www.ico.org.uk). We would, however, appreciate the chance to deal with your concerns before you approach the ICO, so please do contact us in the first instance and we shall endeavour to resolve your complaint.

Your duty to inform us of changes:

It is important that the personal data we hold about you is accurate and current. You can access and update your data at any time via the DORS+ Offer Portal. Please refer to the section on “Accessing & updating your data” above. We may provide the updated data to the Relevant Police Force and the relevant course provider to assist them in keeping the data they hold on you accurate also.

Contact us:

If you need further information or have any questions or complaints about our privacy policy or practices, please contact us at [email protected] (for the attention of: Data Protection Officer).

https://offer.ndors.org.uk/privacy

Hysbysiad Preifatrwydd Porth Cynnig DORS+

Adolygwyd ddiwethaf: Mis Mawrth 2026

Adolygiad Nesaf: Mis Mehefin 2027

Gair am NDORS a ni:

Mae’r Cynllun Cenedlaethol Ailhyfforddi Troseddwyr Gyrru (NDORS) yn rhoi cyfle i fodurwyr sydd wedi cael eu dal yn cyflawni trosedd draffig berthnasol fynd ar gwrs sy’n canolbwyntio ar ail-addysgu ac mae wedi’i gynllunio i sicrhau mwy o gydymffurfiaeth â’r ddeddfwriaeth Traffig Ffyrdd.

Mae NDORS yn cael ei redeg ar gyfer ac ar ran y gwasanaethau heddlu yn y DU. Mae NDORS yn cael ei reoli a’i weinyddu gan UKROEd Ltd (cwmni cyfyngedig sydd wedi’i gofrestru yng Nghymru a Lloegr o dan rif cwmni 8773977, cyfeiriad cofrestredig yn Colwyn Chambers, York Street Manceinion/Manchester M2 3BA).

UKROEd Ltd yw cwmni gweithredu The Road Safety Trust, ymddiriedolaeth elusennol (rhif elusen 1156300) sydd wedi’i neilltuo i gefnogi prosiectau a gwaith ymchwil gyda’r nod o wneud y ffyrdd yn fwy diogel i holl ddefnyddwyr y ffordd.

Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth (e.e. gwybodaeth ar gyfer cysylltu) am NDORS, UKROEd a’r Ymddiriedolaeth Diogelwch ar y Ffyrdd drwy fynd i’n gwefannau:

https://ndors.org.uk

https://ukroed.org.uk

https://roadsafetytrust.org.uk/

https://drivertopup.co.uk

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi gwybodaeth i unigolion sydd wedi cael cynnig cyfle i fynd ar gwrs o dan NDORS gan yr Heddlu (Cwrs NDORS) am sut yr ydym yn cael eich data personol, a sut yr ydym yn ei gasglu a’i brosesu. Darllenwch yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn ofalus. O bryd i’w gilydd efallai y byddwn yn cyhoeddi hysbysiadau preifatrwydd wedi’u diweddaru i chi yn gysylltiedig â’r ffordd yr ydym yn casglu data personol amdanoch chi y byddwn yn eu dwyn i’ch sylw.

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn defnyddio diffiniadau o gyfreithiau preifatrwydd y DU (e.e. ‘data personol’, ‘rheolydd data’, ‘cyd-reolwr’, ‘prosesu’, ac ati).

Mae UKROEd Ltd yn rheoli gweithredu system TG ganolog o’r enw DORS+ (system DORS+), sy’n cael ei defnyddio gan heddluoedd a Darparwyr Cyrsiau achrededig. Rhan o’i swyddogaeth yw cefnogi’r gwaith o reoli a gweinyddu NDORS mewn perthynas â throseddau Traffig Ffyrdd.

Mae’r cyfeiriadau yn y polisi preifatrwydd hwn at “UKROEd ” a “ni ” yn cyfeirio at UKROEd Ltd.

At ddibenion deddfwriaeth diogelu data, mae UKROEd a’r heddlu a’ch gwahoddodd i fynd ar Gwrs NDORS (yr Heddlu Perthnasol) yn gyd-reolwyr. Defnyddir eich data at ddibenion gwirio eich cymhwysedd i fynychu ac olrhain eich presenoldeb ar Gwrs NDORS. Mae hyn yn golygu ein bod ni, ar y cyd â’r Heddlu Perthnasol, yn gyfrifol am benderfynu sut rydym yn cadw ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol amdanoch chi.

Y mathau o ddata rydym yn eu casglu amdanoch chi, a sut rydym yn casglu ac yn defnyddio data o’r fath:

Mae data personol yn golygu unrhyw wybodaeth am unigolyn y gellir ei ddefnyddio i adnabod y person hwnnw. Nid yw’n cynnwys data lle mae’r hunaniaeth wedi’i dileu (data dienw).

Rydym yn cyfyngu cyn belled ag y gallwn ar faint o ddata personol yr ydym yn ei gasglu a’i brosesu amdanoch chi mewn cysylltiad â NDORS.

Byddwn yn cael data personol penodol amdanoch chi gan yr Heddlu Perthnasol.

Rydym wedi nodi isod y mathau o ddata personol y gallwn eu casglu, eu defnyddio, eu storio a’u trosglwyddo amdanoch chi a ble a sut rydym yn cael gwybodaeth o’r fath.

Gwybodaeth yr ydym yn ei chasglu gan yr Heddlu Perthnasol:

Er mwyn i chi fynd ar Gwrs NDORS, bydd yr Heddlu Perthnasol yn ychwanegu manylion penodol at system DORS+ i’ch galluogi i gofrestru ar gyfer y Cwrs NDORS, gan gynnwys:

• eich rhif gyrrwr;
• data cyfeirio sy’n ymwneud â’r drosedd traffig ffyrdd sy’n cael ei phrosesu, gan gynnwys:
  • Enw’r Heddlu Perthnasol
  • Dyddiad y drosedd sy’n cael ei phrosesu
  • Y Cod Trosedd Cenedlaethol sy’n manylu ar ba drosedd sy’n cael ei phrosesu
  • Cyfeirnod y drosedd o’u system blismona
  • Rhif Adnabod Personol (PIN)
  • Y dyddiad dod i ben sy’n manylu ar bryd y bydd angen i chi fod wedi mynychu a chwblhau’r cwrs NDORS
  • Mae system DORS+ yn neilltuo dau gyfeirnod unigryw yn awtomatig i’r wybodaeth hon:
    • Cyfeirnod ID y Drosedd sy’n cael ei ddychwelyd i’r Heddl
    • Cyfeirnod ID Presenoldeb sydd ar gael i’r darparydd cwrs a ddewiswyd gennych

Gwybodaeth rydym yn ei chasglu gan dechnolegau neu ryngweithiadau awtomataidd:

Pan fyddwch chi’n rhyngweithio â Phorth Cynnig DORS+, byddwn yn casglu gwybodaeth yn awtomatig am eich math o ddyfais a’r porwr rhyngrwyd rydych chi’n ei ddefnyddio. Mae’r wybodaeth hon yn angenrheidiol er mwyn sicrhau bod y sgriniau’n cael eu dangos yn gywir. Rydym yn casglu’r data personol hwn trwy ddefnyddio cwcis, logiau gweinydd a thechnolegau  eraill tebyg.

Gweler ein Polisi Cwcis  am ragor o wybodaeth.

 

Sut rydym yn defnyddio eich data:

Bydd UKROEd yn defnyddio eich data i wneud y canlynol yn unig:

• gwirio eich bod yn gymwys i fynd ar Gwrs NDORS
• gwirio mai chi yw’r unigolyn yr anfonodd yr heddlu y Cynnig Cwrs NDORS ato
• dod o hyd i’r Lleoliad Cwrs sydd agosaf at y Cyfeiriad Post a ddarparwyd yn ystod y cam Cofrestru
• trosglwyddo eich data i ddarparydd cwrs rydych chi’n ei ddewis
• olrhain eich cynnig Cwrs NDORS a’ch presenoldeb ar Gwrs NDORS
• darparu swyddogaethau cymorth cwsmeriaid awtomataidd fel ailosod cyfrineiriau, rhifau PIN, a diweddaru eich manylion.
• cynhyrchu anfonebau a thaliadau, ac ymchwilio i unrhyw broblemau gyda’r rhain
• cynnig cyfle i chi gael mynediad i’r gwasanaeth Atgoffa Gyrwyr
• casglu ac anonymeiddio data er mwyn ei ddefnyddio mewn gwaith ymchwil
• diogelu eich buddiannau hanfodol trwy ryddhau eich manylion cysylltu i awdurdodau iechyd cyhoeddus mewn amgylchiadau eithriadol (e.e. ymateb i Brofi ac Olrhain Covid 19 y GIG)

Byddwn yn casglu a phrosesu eich gwybodaeth bersonol dim ond pan fydd gennym sail gyfreithiol o dan gyfreithiau diogelu data i wneud hynny, sef bod y prosesu yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg sy’n cael ei chyflawni er budd y cyhoedd ac o dan reolaeth awdurdod swyddogol.

Gall y byddwn yn cynhyrchu ystadegau cyfanredol a dienw sy’n ymwneud â Chynigion a Phresenoldeb Cyrsiau NDORS, ar gyfer Heddluoedd, Darparwyr Cyrsiau, adrannau’r llywodraeth a rhanddeiliaid perthnasol eraill. Efallai y bydd data cyfanredol yn deillio o’ch data personol ond nid yw’n cael ei ystyried yn ddata personol yn y gyfraith gan nad yw’r data hwn bellach yn datgelu eich hunaniaeth yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol.

Efallai y byddwn yn defnyddio eich data personol i gyfathrebu â chi:

• Byddwn yn anfon e-bost i’r cyfeiriad e-bost yr ydych yn ei ddarparu wrth gofrestru i gadarnhau eich bod wedi cofrestru.
• Efallai y byddwn yn anfon e-bost atgoffa atoch os byddwch wedi cofrestru ar ein system ond heb archebu eich cwrs
• Byddwn yn anfon e-bost i’ch cyfeiriad e-bost cofrestredig i gadarnhau eich bod wedi mynychu a chwblhau eich Cwrs NDORS ac i gynnig cyfle i chi gael mynediad i’r gwasanaeth Atgoffa Gyrwyr
• Efallai y byddwn yn anfon e-bost atgoffa gyda’ch cod mynediad Atgoffa Gyrwyr ar ôl cwblhau’r cwrs
• Os bydd angen i ni gysylltu â chi mewn perthynas â’ch Cwrs NDORS, efallai y byddwn yn defnyddio’r cyfeiriad e-bost, y rhif ffôn a/neu’r cyfeiriad post a ddarparwyd gennych wrth gofrestru i wneud hynny.
• Ni fyddwn yn anfon unrhyw gyfathrebiadau eraill atoch oni bai eich bod yn gofyn i ni wneud hynny yn unol â’r dewisiadau yn eich cyfrif.

 

Ni fyddwn yn:

• Defnyddio eich data personol at ddibenion marchnata
• Rhannu eich data personol gydag unrhyw sefydliad at ddibenion marchnata
• Caniatáu i unrhyw ddarparydd cwrs trwyddedig sy’n cyflwyno Cyrsiau NDORS ddefnyddio’r data yr ydym wedi’i ddarparu iddynt at ddibenion marchnata
• Rhannu eich data personol gyda chwmnïau yswiriant
• Caniatáu i unrhyw ddarparydd cwrs trwyddedig sy’n cyflwyno Cyrsiau NDORS rannu eich data personol gyda chwmnïau yswiriant.

Gyda phwy rydym yn rhannu eich data:

Rydym yn defnyddio darparydd trydydd parti ar gyfer cynnal, cefnogi a chynnal a chadw system DORS+. Dim ond at ddibenion penodol y caniateir i’r trydydd parti hwn brosesu eich data personol a, phan fydd yn prosesu data personol ar ein rhan, yn unol â’n cyfarwyddiadau.

Rydym yn defnyddio cyfleuster chwilio am gyfeiriadau a ddarperir gan Experian i ddod o hyd i’ch cyfeiriad post pan fyddwch yn cofrestru. Rydym yn rhannu enw/rhif eich tŷ a’ch cod post i wneud hyn.

Rydym yn defnyddio Google Maps i dod o hyd i’r lleoliad cwrs agosaf at eich cyfeiriad post. Rydym yn rhannu eich cyfeiriad post ond nid ydym yn rhannu unrhyw wybodaeth a fyddai’n caniatáu ichi gael eich adnabod.

Rydym yn defnyddio darparydd trydydd parti ar gyfer cynnal, cefnogi a chynnal a chadw’r gwasanaeth Atgoffa Gyrwyr. Dim ond os byddwch chi’n cyrchu’r gwasanaeth Atgoffa Gyrwyr y byddwn yn rhoi cyfeirnod dan ffugenw i’r darparydd hwn.

Rydym yn defnyddio meddalwedd ac offer seiberddiogelwch i fonitro ein platfform.

Efallai y byddwn hefyd yn rhannu data personol gyda’r canlynol:

• ein cyfreithwyr, a chynghorwyr proffesiynol eraill os oes angen er mwyn rhoi cyngor i ni;
• unrhyw gorff olynol i UKROEd a chanddo’r cyfrifoldeb o reoli a gweinyddu NDORS ar ran yr heddluoedd.
• Awdurdodau Iechyd y Cyhoedd mewn amgylchiadau eithriadol a phan fydd o fudd hanfodol i chi ein bod yn gwneud hynny – mae’r Awdurdodau Iechyd Cyhoeddus yn gweithredu fel Rheolwyr Data yn y rôl hon.

Darparwyr cyrsiau – Cofrestru trwy Borth Cynnig DORS+:

Pan fyddwch wedi cwblhau’r broses gofrestru trwy Borth Cynnig DORS+, byddwn yn defnyddio eich cyfeiriad post cofrestredig i ddod o hyd i’r lleoliad cwrs agosaf. Rydym yn rhannu eich cyfeiriad post gyda Google Maps i’r diben hwn. Gallwch ddiwygio’r chwiliad i ddod o hyd i leoliad cwrs gwahanol.

Unwaith y byddwch wedi dewis lleoliad cwrs, byddwn yn nodi’r darparydd cwrs sydd wedi’i drwyddedu i gyflwyno’r Cyrsiau NDORS yn y lleoliad hwnnw. Byddwn yn cadarnhau manylion y darparydd cwrs ac yn darparu dolen i’w Ddatganiad Preifatrwydd a byddwn yn gofyn i chi am eich caniatâd i drosglwyddo eich data personol i’r darparydd cwrs hwnnw fel y gallwch archebu cwrs gydag ef.

Os byddwch yn cydsynio, byddwn yn rhannu’r data personol canlynol gyda’r darparydd cwrs:

• Eich enw cyntaf a’ch enw olaf
• Rhif eich trwydded yrru
• Eich dyddiad geni
• Eich cyfeiriad e-bost
• Eich rhif ffôn
• Eich cyfeiriad post
• Enw’r Heddlu Perthnasol
• Cyfeirnod y drosedd o’u system blismona
• Y dyddiad dod i ben sy’n manylu ynglŷn â phryd y bydd angen i chi fod wedi mynychu a chwblhau’r cwrs NDORS
• Y Cyfeirnod ID Presenoldeb sydd wedi’i neilltuo i’ch cofnod
• Eich dewis iaith (Cymraeg / Saesneg / Iaith Arwyddion Prydain)
• Gosodiadau iaith eich sesiwn (Cymraeg / Saesneg / Iaith Arwyddion Prydain).

Efallai y bydd y darparydd cwrs yn casglu gwybodaeth ychwanegol gennych er mwyn sicrhau bod y cwrs a gyflwynir yn bodloni eich anghenion personol. Nid yw’r wybodaeth ychwanegol hon yn cael ei rhannu gyda UKROEd na’r Heddlu Perthnasol.

Bydd y darparydd cwrs yn hysbysu system DORS+ eich bod wedi archebu cwrs a’ch presenoldeb ar y cwrs. Bydd yr wybodaeth hon yn cael ei rhannu gyda’r Heddlu Perthnasol.

Darparydd Cwrs – cofrestru dros y ffôn

Gallwch gofrestru’r ffaith eich bod yn derbyn eich Cynnig Cwrs trwy ffonio darparydd cwrs trwyddedig. Bydd yn darparu Datganiad Preifatrwydd i chi wedi’i recordio ymlaen llaw neu ar lafar a fydd yn grynodeb o’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn.

Bydd yn cofnodi eich manylion Cofrestru yn uniongyrchol i’n system. Bydd yn casglu’r un wybodaeth ag yr ydym yn gofyn amdani ar gyfer y Cofrestriad ar-lein:

• Cyfeirnod gan yr Heddlu Perthnasol
• Y rhif PIN gan yr Heddlu Perthnasol
• Eich enw cyntaf a’ch enw olaf
• Eich rhif gyrrwr
• Eich dyddiad geni
• Eich cyfeiriad e-bost
• Eich rhif ffôn
• Eich cyfeiriad post
• Eich Dewis Iaith (yn seiliedig ar yr iaith y gwnaethoch ei defnyddio wrth Gofrestru).

Unwaith y byddwch wedi cofrestru dros y ffôn, byddwn yn rhannu eich manylion cofrestru gyda’r darparydd cwrs. Mae’r manylion hyn yr un fath â’r rhai a fydd wedi’u rhannu ar ôl cofrestru trwy’r Porth Cynnig.

Atgoffa Gyrwyr – cyfeirnod dan ffugenw

Mae Atgoffa Gyrwyr yn rhaglen sy’n cynnwys deunydd dysgu ychwanegol a fydd ar gael i unrhyw un sydd wedi cwblhau cwrs NDORS. Bwriad y deunydd hwn yw ychwanegu at yr hyn a ddysgwyd ar y cwrs NDORS. Bydd y deunydd atgoffa gyrwyr (DTU) yn rhad ac am ddim.

• Ar ôl cadarnhau bod cwrs wedi cael ei gwblhau, byddwn yn creu cyfeirnod dan ffugenw i chi. Bydd hwn yn cael ei anfon atoch drwy e-bost gyda’ch e-bost cwblhau’r cwrs
• Pan fyddwch chi’n cyrchu’r cynnwys Atgoffa Gyrwyr bydd y cyfeirnod hwn dan ffugenw yn cael ei rannu gyda’n cyflenwyr sy’n cefnogi’r gwasanaeth Atgoffa Gyrwyr
• Mae’r system Atgoffa Gyrwyr yn gwirio’r cyfeirnod yn erbyn eich cofnod DORS+

Os na fyddwch yn darparu data personol:

Sylwer bod angen yr wybodaeth bersonol a gesglir wrth gofrestru er mwyn i chi archebu a chwblhau Cwrs NDORS.

Os nad ydych yn dymuno cwblhau’r Cwrs NDORS, gallwch gysylltu â’r Heddlu Perthnasol ar unrhyw adeg i fwrw ymlaen â’r troseddau Traffig Ffyrdd drwy ddefnyddio proses wahanol.

Cael mynediad i’ch data a’i ddiweddaru

Gallwch gael mynediad i’ch data ar ein system ar unrhyw adeg trwy Borth Cynnig DORS+ drwy wneud y canlynol:

• Rhoi eich cyfeirnod a’ch rhif PIN yn yr adran Cofrestru
• Rhoi eich cyfeirnod a’ch rhif gyrrwr (yn lle rhif PIN) yn yr adran Cofrestru
• Rhoi eich cyfeiriad e-bost a’ch dyddiad geni er mwyn derbyn cod mewngofnodi untro.

Sut a pham rydym ni’n rhannu eich data:

Byddwn yn datgelu eich data personol yn yr amgylchiadau canlynol, i’r graddau sy’n angenrheidiol i gyflawni’r dibenion canlynol:

Gyda’r heddlu perthnasol:

• Negeseuon wedi’u hamgryptio a anfonwyd drwy VPN er mwyn:
  • Gwirio eich cymhwysedd ar gyfer cynnig cwrs
  • Rhoi gwybod iddynt am newidiadau statws ar gyfer eich cynnig cwrs
  • Rhoi gwybod iddynt am ddiweddariadau i’ch cyfeiriad i sicrhau bod eich manylion yn cael eu diweddaru ar eu systemau
• Gan ddefnyddiwr cofrestredig o’r Heddlu Perthnasol sy’n mewngofnodi i’n system er mwyn:
  • Gwirio eich cymhwysedd ar gyfer cynnig cwrs
  • Adolygu statws eich cynnig cwrs
  • Adolygu, diweddaru neu ddiwygio eich data ar eich cais
  • Cynhyrchu ac echdynnu adroddiadau.

Gyda heddluoedd eraill:

• Negeseuon wedi’u hamgryptio a anfonwyd drwy VPN er mwyn:
  • Gwirio eich cymhwysedd ar gyfer cynnig cwrs
• Gan ddefnyddiwr cofrestredig sy’n mewngofnodi i’n system er mwyn
  • Gwirio eich cymhwysedd ar gyfer cynnig cwrs

Gyda’r Darparydd Cwrs rydych chi wedi cydsynio i rannu eich manylion ag ef:

• Negeseuon wedi’u hamgryptio a anfonwyd dros y rhyngrwyd er mwyn:
  • Creu cofnod i chi ar ei system

Gyda’r Darparydd Cwrs y gwnaethoch chi archebu cwrs gydag ef:

• Negeseuon wedi’u hamgryptio a anfonwyd dros y rhyngrwyd er mwyn
  • Creu cofnod i chi ar ei system
  • Darparu diweddariadau pan fydd eich data wedi’i ddiweddaru yn ein system i sicrhau bod y manylion sydd ganddo yn gyfredol

Gyda’n rhaglen Atgoffa Gyrwyr :

• Rhaglen Atgoffa Gyrwyr
  • Pan fyddwch chi’n cael mynediad i’r cynnwys Atgoffa Gyrwyr rydych chi’n rhannu cyfeirnod dan ffugenw gyda’n cyflenwyr o’r rhaglen Atgoffa Gyrwyr
  • Mae’r system Atgoffa Gyrwyr yn gwirio’r cyfeirnod yn erbyn eich cofnod DORS+
  • Nid ydym yn rhannu unrhyw un o’ch manylion personol gyda’r rhaglen Atgoffa Gyrwyr
  • Bydd y rhaglen Atgoffa Gyrwyr yn gofyn i chi ddarparu cyfeiriad e-bost er mwyn cofrestru.

Polisi Cadw Data:

Byddwn yn cadw eich data personol cyhyd ag sy’n angenrheidiol yn unig i gyflawni’r dibenion y gwnaethom ei gasglu ar eu cyfer.

Os ydych wedi bod ar Gwrs NDORS, bydd eich data yn cael ei gadw ar system DORS+ am gyfnod o 3.5 mlynedd ar ôl dyddiad eich trosedd, a’r adeg honno, bydd eich data’n cael ei ddileu.

Os nad ydych yn mynd ar gwrs NDORS, bydd eich data yn cael ei gadw ar system DORS+ am gyfnod o 12 mis ar ôl dyddiad eich trosedd, a’r adeg honno, bydd eich data’n cael ei ddileu.

Os byddwch yn cydsynio i rannu eich data gyda darparydd cwrs, caniateir i’r darparydd gadw’r wybodaeth bersonol a ddarparwyd gennych wrth gofrestru am gyfnod o:

• 5 diwrnod os nad ydych chi’n archebu cwrs gydag ef;
• 7 diwrnod ar ôl dyddiad dod i ben eich cynnig cwrs os ydych chi’n archebu cwrs ond yn ei ganslo wedyn;
• 1 flwyddyn o ddyddiad y cwrs os ydych chi’n archebu cwrs sydd wedi’i ddiweddaru i: mynychwyd a chwblhawyd, mynychwyd a heb ei gwblhau, heb fynychu, neu gynnig wedi’i dynnu’n ôl;
• Gall darparydd y cwrs gadw cyfeirnodau o systemau plismona neu o DORS+ am gyfnod hirach i fodloni rheoliadau taliadau ariannol.

Proses Dileu Data:

Yn fisol, byddwn yn nodi cofnodion sy’n cael eu cofnodi ar system DORS+ sydd y tu allan i’n Polisi Cadw Data. Bydd y cofnodion hyn yn cael eu trefnu ar gyfer eu dileu trwy broses awtomataidd yn ystod y mis calendr nesaf.

Ar ôl eu dileu, bydd cofnodion yn cael eu cadw o fewn copïau data wrth gefn all-lein am gyfnod pellach o 14 diwrnod. Yn yr achos annhebygol y bydd cofnodion sydd wedi’u dileu yn cael eu hadfer i’r system o’r ffeiliau wrth gefn all-lein hyn, bydd y cofnodion yn cael eu nodi gan y Broses Ddileu pan fydd yn rhedeg nesaf a bydd y cofnodion yn cael eu dileu yn ystod y mis calendr canlynol.

Eich hawliau:

Mae gennych hawliau penodol, a rhai ohonynt yn berthnasol mewn rhai amgylchiadau, mewn perthynas â’r data personol o dan Reoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data y DU, fel sy’n cael ei grynhoi isod:

• efallai y bydd gennych yr hawl yn unol â’r gyfraith diogelu data berthnasol i fynnu bod data personol sydd gennym amdanoch yn cael ei gywiro neu ei gyfyngu
• efallai y bydd gennych chi, mewn rhai amgylchiadau, yr hawl i fynnu bod data personol sydd gennym amdanoch yn cael ei ddileu (ond dylech nodi efallai na fydd hyn yn berthnasol i rai o’r data rydym yn eu cadw amdanoch am resymau cyfreithiol penodol a fydd yn cael eu hysbysu i chi, os bydd yn berthnasol, ar adeg eich cais);
• efallai y bydd gennych yr hawl i wrthwynebu sut rydym yn prosesu eich data personol ar sail sy’n ymwneud â’ch sefyllfa benodol. Efallai y bydd gennych hefyd yr hawl i ofyn am fynediad i’ch data personol yr ydym yn ei gadw ac i dderbyn gwybodaeth benodol sy’n ymwneud â’r data hwnnw (a elwir fel arfer yn “cais am fynediad at ddata gan y testun”). Mae gennych fynediad at yr holl ddata personol ar ein system drwy Borth Cynnig DORS+. Cyfeiriwch at yr adran ar “Cael mynediad i’ch data a’i ddiweddaru” uchod

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau a nodir uchod mewn perthynas â’ch data personol, cysylltwch â ni drwy ysgrifennu atom yn y cyfeiriad canlynol:

I sylw’r: Swyddog Diogelu Data

UKROEd Ltd, Colwyn Chambers, York Street, Manchester M2 3BA

Email:[email protected]

Byddwn yn gofyn i chi wirio eich hunaniaeth os byddwch yn gofyn i ni arfer unrhyw un o’r hawliau a nodir uchod. Efallai y byddwn hefyd yn cysylltu â chi i ofyn i chi am ragor o wybodaeth mewn perthynas â’ch cais i gyflymu ein hymateb. Ni fydd yn rhaid i chi dalu ffi i gael mynediad i’ch data personol (nac i arfer unrhyw un o’r hawliau eraill). Fodd bynnag, efallai y byddwn yn codi ffi resymol os yw eich cais yn amlwg yn ddi-sail, yn ailadroddus neu’n ormodol. Fel arall, efallai y byddwn yn gwrthod cydymffurfio â’ch cais yn yr amgylchiadau hyn.

Mae gennych yr hawl i wneud cwyn ar unrhyw adeg i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef awdurdod goruchwylio’r DU ar gyfer materion diogelu data (www.ico.org.uk). Fodd bynnag, byddem yn gwerthfawrogi’r cyfle i ddelio â’ch pryderon cyn i chi fynd at yr ICO, felly cysylltwch â ni gyntaf a byddwn yn gwneud ein gorau i ddatrys eich cwyn.

Eich dyletswydd i roi gwybod i ni am newidiadau:

Mae’n bwysig bod y data personol sydd gennym amdanoch yn gywir ac yn gyfredol. Gallwch gael mynediad i’ch data a’i ddiweddaru ar unrhyw adeg trwy Borth Cynnig DORS+. Cyfeiriwch at yr adran ar “Cael mynediad i’ch data a’i ddiweddaru” uchod. Efallai y byddwn yn darparu’r data wedi’i ddiweddaru i’r Heddlu Perthnasol a’r darparydd cwrs perthnasol er mwyn eu cynorthwyo i gadw’r data sydd ganddynt amdanoch yn gywir hefyd.

Cysylltu â ni:

Os byddwch angen rhagor o wybodaeth neu os bydd gennych unrhyw gwestiynau neu gwynion am ein polisi preifatrwydd neu arferion, cysylltwch â ni yn [email protected] (i sylw’r: Swyddog Diogelu Data).